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事務処理早くするには?仕事を効率化するためのコツと無駄をなくし仕事を進める方法6選

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悩みちゃん
  • 事務処理早くするには?仕事を効率化するためのコツと無駄をなくし仕事を進める方法は?
  • 業務処理能力を向上させるには?デスクワークの効率化は?
  • 事務処理能力が低い人とは?事務処理が早い人になりたい。仕事を早くする方法は?
  • 業務改善して時間を短縮し、無駄を省きたい。業務改善のアイディアがほしい。
  • 事務作業のボリュームの多さに悩んでいる。仕事をミスなく早くしたい。

 

こんな悩みを解決します。

 

結論:事務処理を早くして業務改善のためには、無駄を減らすことで、時間を短縮でき、効率よく仕事ができるようになります。

 

仕事の事務作業や雑用に追われて焦りやイライラの毎日で、仕事に対するやる気まで失いかけてしまうことありますよね?

 

私も、毎日、大量の事務作業に追われて、どうしたら時間内に終わらせることができるか真剣に悩んだことがありました。

 

そして、いつも残業していると仕事ができない人と思われる不安、出来るだ残業しないという職場の暗黙のルールの圧力に苦しんでいました。

 

そんな方に向けて、当記事では「事務作業の仕事を効率化するためのコツとは?無駄をなくして上手に仕事を進める方法」について、詳しく解説していきます。

 

この記事でわかること

  • 事務処理を早くする上手な仕事の進め方
  • 事務作業の効率化するためのコツ

 

不要なことに時間をかけすぎていないか、そして何が省けるかを考えずに、ただタスクとして毎日の作業をこなしていては、効率よく仕事は進んで行きません。

 

当記事で紹介している「事務作業の仕事を効率化するため無駄をなくす方法」を実践していくと、だんだん時間を節約できるようになっていきますよ。

 

事務処理早くするには?仕事を効率化するためのコツと無駄をなくし仕事を進める方法6選

パソコンの入力操作をしている手先の画像

事務作業の仕事や雑用は、片付いても、片付いても増えていくと感じることはありませんか?

 

私は、事務作業や雑用や電話応対に追われて、重要な仕事に腰据えて取り組めないといつも悩んでいた時期がありました。

 

作業が多いと、

  • 何から手をつけていいかに、エネルギーを注ぐことになるので、大切なメインの仕事のパフォーマンスが落ちてしまいます

 

また、残業もできるだけしないという雰囲気の職場だと、当日に終わらなかった作業は自動的に翌日に繰り越すわけです。

 

そうなると、いつも作業は山積みで、頭もパンパンでいつも余裕がない状態になってしまいますよね?

 

ある時、私は、これでは、悪循環からいつまでも抜け出せないと思い、一度、紙に書き出し、優先順位をつけ、しなくていいことや無駄な事がないか一度業務を振り返ってみたのです。

 

そしたら、意外と、重要でないことに無駄に時間だけを費やしていたことに気づきました。

 

私のように今悩んでいる方が、少しでも事務作業が楽になれたらと思い、私が、過去に事務作業をこなしていた時に気をつけていたことを、お伝えさせていただきます。

 

ここでは、「事務作業の仕事を効率化するためのコツと無駄をなくして仕事を進める方法6選」についてご紹介していきます。

 

無駄をなくすことを意識して作業をすることは、最初は、少しの差でも、毎日、積み重ねることで、大きな時間を浪費を防ぐことができますよ。

 

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途中経過の報告や確認を怠らない

悩んでいる女性のイラストに「一人で悩まず途中経過の確認をする」の言葉が入ったもの

仕事で関わる人へ、途中経過の報告や確認を怠らないようにしましょう。

 

仕事を進める上で、事務作業は、周りと関わり合いながら進めていくことが多々あります。

 

このように、作業を進める時は、

  • 上司や作業に関わる人に、途中の経過報告をするクセをつけることはとても大切です
  • なぜならば、こちら側が真面目に進めていても、相手側が勝手にやり方を変更していたり、修正箇所が後で発生していたりすることも、あるからです

 

 

このようなことは、相手から伝えられるまで待っていると、

  • 相手が忙しくて忘れていたり、相手は、勝手に伝えたつもりになっていたというようなことが発生することもあります
  • そのような時、「私は聞いていません」と伝えることもできますが、この言葉は、相手に「あなたが、私に伝えていることを忘れていたからあなたが悪い」と遠回しにいっているようなものです
  • そうなると、相手は、「確かに、自分が悪かった部分もある」と思う一方で、ちょっと不快な気持ちが残ってしまいます
  • そして、相手は、「あなたも少しは確認するというような前向きな姿勢があってもよかったのでは?」と感じたりするものです

 

これは、人間関係をこじらせる原因になるので、避けたいですよね。

 

人間は、

  • 人から責められるのを嫌いな生き物です

 

人間関係にひびが入ると、

  • 仕事もはかどりませんので、それこそ、余計な悩みを抱えるという無駄が増えてしまいます

 

なので、日頃から、途中経過を報告したり、確認の意味も込めて、お互いに近況報告をし合うことはとても大事なことなのです。

 

 

後で、修正をしたり、追加したりする作業は、

  • 無駄な作業が増える
  • 後で、付けたしたり、一から作り直したりして無駄な労力が発生する

 

 

自分が進めている事務作業が、相手の要求内容に応えられているか、

  • その都度、作業途中で確認するクセをつけるようにすると余計な無駄を避けることができます
  • そして、あなたへの信頼と評価も上がっていきます

 

ぜひ、「報告、連絡、相談」を徹底するようにしましょう。

 

やることを忘れない工夫をする

手帳とコーヒーと付箋の画像

やることを忘れない工夫をしましょう。

 

ついつい、小さなことは、メモしなくても、頭で覚えていると思い込んでいたりします。

しかし、意外と、「しまった。忘れていた。」と思うこともあったりしませんか?

 

 

私は、過去に、電話応対などに追われていた時、上司から資料作成を頼まれた時、何もメモをせずに頭で覚えていた時がありました。

そして、作業にすぐ取りかかるつもりだったのですが、電話が相次ぎなり、電話応対に追われて、上司の頼み事をすっかり忘れていたことがありました。

 

 

このように、忘れると、

  1. 上司に謝る
  2. 上司の曇った表情が気になりだす
  3. 気分も落ち込む
  4. 自分の失敗が頭から離れず、仕事がはかどらない
  5. このようなループにハマってしまいます

 

些細なことでも、忘れると、

  • 全てが崩れます
  • 忘れていることで、仕事が急に回らなくなることがあります

 

人間は、

  • 忘れる生き物

です。

 

誰でも忙しく、余裕のいない時は、

  • 忘れることもあるのです
  • だからこそ、お互いに大きな問題になる前に防ぐということを意識するようにしましょう
  • 相手が、忘れていないかも気にかけることで、職場全体の効率も上がります

 

 

忘れるのは、

  • 自分だけではありません
  • 自分と関わる人が、忘れることもあります
  • そうなると、こちらの作業も遅れるというような事態が発生します
  • そうなると、1日のスケジュールがスムーズにいかずに、作業も止まります

 

仕事を進める上で、

  1. 職場の誰かから資料を受け取らないと、自分の作業ができない時があります
  2. そのような時、相手を、ギリギリまで待つと、意外と忘れていることがあるものです
  3. さりげなく、笑顔で
    「あの件どうなりましたか?」
    「この日までに、終わらせていただければ、こちらも助かります。」
    など、途中確認することも大切です
  4. 何も言わずに我慢していると、イライラしたり、ストレスが溜まり、結局、自分が苦労します
  5. なかなか言いづらく溜め込んで我慢していた後、あっさり相手から、「忘れてた」と軽く言われた日には、我慢が怒りに変わり、「もう当分あと人と口ききたくない」と言う気分にまで陥ことがあります
  6. そうなると、精神衛生上よくありません
  7. こちらが真面目に、期日までにと考えていても、相手が忘れていたがために、予定が大幅にずれて、相手に振り回されてしまうことがあります

このようなことを避けるために、忘れるという行為を甘くみないように、気をつけましょう。

 

ただ、あまりにもしつこく何回も、相手に同じことを確認すると、

  • 相手から、しつこい人と思われてしまいますので、難しいところではあります
  • しかし、何も言わないより、気にかけて、こちらから伝えることは、自分も相手も助かることが多いので、気になったら、途中、確認するようにしましょう

 

忘れることを予防するために、以下のように、直ぐにメモをするクセをつけましょう。

  • スケジュール手帳に書く
  • 付箋を貼る
  • メモ帳に書いておく
  • 終わったら、ペンで消していく

 

 

【私が、忘れない工夫をしていたこと】

私は、パソコンのところに、付箋にメモして、貼っていました。

 

終わったら、はがして、捨てていました。

付箋は、パッと目に入るので、忘れません。

でも、職場によっては、付箋も経費の無駄遣いと言われてしまったら、利用できません。

 

会社のルールに合ったやり方で、進めてくださいね。

 

私は、付箋を貼ったりする以外にも、前日仕事を終える前に、翌日やることを優先順位をつけて、メモ紙に書き出していました。

 

この時、事務作業をする優先順位は、早く片付けられるものや、楽にできること、あまり考る必要のない作業からどんどん片付けていました。

 

そして、そのメモ紙を、当日、見て何をするか確認し、作業に取りかかっていました。

終わったら、ペンで消していき、その日にやることをこなしていました。

 

 

忘れないを徹底するだけで、余計なストレスが減ります。

ぜひ、心がけてくださいね。

 

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頼まれたことをすぐやるクセをつける

女性がパソコンに入力作業している画像

頼まれたことは、するやるクセをつけましょう。

 

やることをたくさん抱え込んでしまうと、

  • 頭の中は、良いアイディアが浮かんでくる隙間がなくなり、仕事のモチベーションが下がります
  • すぐやるクセをつけると、背負い込むことがないので、ストレスも減ります

 

あれもこれもやらなければいけないと思うと、

  • 思考をゴチャゴチャして、整理できません
  • このように、何でも、後回しにするクセがあると、なぜかいつも疲れてしまう体質になってしまいます
  • 脳内が疲労状態になってしまうからです
  • そうなると、あなたの元気なエネルギーは奪われてしまい、だんだんやる気を失ってしまいます
  • なので、できるだけ、思考を詰め込み過ぎず、スッキリさせておきましょう

 

思考を整理することは、仕事を進める上で、とても重要なことなのです。

 

 

何か作業をしている時、

  • 意識が今に向いていなくて、頭の中で、違うことを考えたりすることが多いものです
  • そうなると、職場で、あなたの実力も最大限に発揮できなくなります
  • なので、やり残していることは、後回しにせずに、直ぐに終わらせるクセをつけるようにしましょう

 

迷っている時間は、もったいないのです。

そして、意外と、すぐに、パッと片付けてしまった方が、心もスッキリします。

 

あなたの中から、やるべきことを減らしていくことが、このスッキリ感につながります。

 

思考をクリアな状態に保つ

女性とデータのフォルダの整理のイラストと「整理整頓で雑念を手放す」の言葉が入ったもの

思考をクリアな状態に保つことを気にかけるようにしてみましょう。

 

いつも頭の中が、やるべきことでいっぱいだと、

  • 脳は疲れてしまいます

 

パソコンのデータも不要な物は削除しますよね?

 

このように、人間の脳も容量がいっぱいになりすぎている時があります。

 

頭の中が容量を超えている時は、

  1. 頭が重たく感じたり、頭痛がしたりすることもあります
  2. このような状態では、仕事で最良の答えが導き出せなかったり、やる気が起きなかったりする状態になってしまいます
  3. 仕事のパフォーマンスが落ちる
  4. なので、日頃から、思考をクリアにするエクササイズをして、習慣にしていきましょう

 

思考をクリアな状態に保つために、以下のことが大切です。

  • 職場の整理整頓
  • 家の整理整頓

 

整理整頓することは、以下のようなメリットがあります。

  • 物がない状態なので、どこに何があるか見つけられる
  • 探し物をする時間が省かれる
  • 余計なストレスがかからない
  • 雑念が減り、頭で考えることが減るので、集中力が増す

 

このような状態だと、

  • 迷う時間を省くことにつながります
  • 頭がクリアであれば、余計な思考がゴチャゴチャ入らないので、決断力が増します

 

例えば、職場では、以下のようなことを整理整頓してみましょう。

  • デスクをホコリがなく、ピカピカにしておく
  • デスクの下に物を置かない
  • デスクに物を置かない
  • 引き出し入れているものを把握しておく
  • ロッカーの中を整理しておく
  • 自分の出勤する時のバックも余計な物を入れない
  • 文房具も要らない物は捨て必要最低限にする
  • パソコンのデータも不要な物と必要な物を整理する
  • パソコンをつなぐコンセントなどホコリがたまりやすい箇所は、毎日拭く
  • お昼休憩する場所もテーブルをキレイにしておく

 

 

例えば、おうちでは、以下のようなことを整理整頓してみましょう。

  • キッチンやお風呂のカビを防ぐ
  • お部屋にホコリがたまらないように、こまめに拭き掃除をする
  • 洋服、本、雑誌は床に置いたままにしない
  • 窓の汚れを拭く
  • お部屋のテーブルに物を置かない
  • 食器は、買い過ぎず、最低限にする
  • 靴はそろえる
  • 洗濯物はキレイにたたんで収納する
  • 床を磨く
  • ハンカチやシャツはアイロンをかける
  • 冷蔵庫に物を詰めすぎない
  • テレビは、つけっぱなしで流し見をせずに、みたい番組だけ録画して見る

 

 

ポイントは、

  • お部屋をパッと見た時に、あなたがストレスを感じない環境にすることです
  • 物を磨いたり、拭いたりすることは、あなたの脳内も整理され、クリアにしてくれます

 

このように整理整頓を心がけ、あなたの脳内が疲れないようにしてあげましょう。

 

おうちのお部屋を浄化して、邪気がつかないようにしましょう。

別の記事で「負(マイナス)のエネルギーを徹底的に浄化!開運法を取り入れる前にやるべきおすすめ3選!」についてのせていますので、参考にされてください。

 

仕事での良いアイディアを降ろすためには、職場だけでなく、おうちでどのような環境に身を置いているかも関係しています。

 

余計なストレスを自分にかけないようにしてあげてくださいね。

 

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仕事の心配をしすぎない

パソコンの前で女性が困っているイラストに「心配し過ぎて神経すり減らさないで」の言葉が入ったもの

仕事の心配をしすぎないことです。

 

仕事をする上で、何かの資料を作成し終えたら、「これで大丈夫かな?」と心配になってしまうものです。

 

あなたは、心配し過ぎて、何度も確認してしまったりしていませんか?

 

私は、過去に、完璧にしたいという思いから、慎重になり過ぎたり、心配しすぎたりしていたことがありました。

そうすると、何度も何度も確認してしまうんです。

 

慎重になりすぎて、同じことを何度も確認していたら、時間がどんどん過ぎてしまいます。

そうなると、まだやり残している仕事がはかどりません。

 

ある時から、もういいやと思いようにしました。

キリがないですし、必要以上に心配してもどうにもなりません。

 

 

作業を終えたら、間違っていないか、確認するコツとしては、

  1. 一度、慎重に確認を済ませる
  2. その後、もう一度だけWチェックする
    もちろん、重要度の高いものは、別の人の目で確認が必要な時もあります。
    また、会社によって確認方法はルールがある場合は、その指示に従ってくださいね。
  3. その後は、もう、ここまでしたから、大丈夫と自分に自信を持ちましょう
    そこからは、家に帰っても必要以上に心配して、エネルギーを消耗しないようにしましょうね。

 

一つの作業を、

  • 中途で中断しないようにしましょう
  • なぜならば、どこまでしたかわからなくなることや、重要なところを飛ばしてミスをしてしまうこともあるからです
  • 一つの作業が終わるまで、途中で、やめずに一気に作業は終わらせた方が、ミスが起きにくいです
  • スピードを重視しすぎて、適当に一度ざっと確認して、提出してしまうと、ミスも多くなりがちです
  • スピードと正しさは、事務作業で当たり前に要求されます

 

この2つのバランスを見失わないようにしましょう。

 

体調管理に気を配る

体を労わっている女性のイラストに「心身のケアを怠らない」の言葉が入ったもの

体調管理に気を配るようにしましょう。

 

職場でのパフォーマンスを上げるためには、おうちでの過ごし方も影響してきます。

 

いつもプライベートでどのような過ごし方をしているかで、職場での発揮力も違ってきます。

 

特に以下の3つに気を配りましょう。

  • 睡眠・・・質を上げるために、布団、シーツ、枕にこだわる
  • 入浴・・・湯船につかる
  • 食事・・・栄養バランスを考えた食事をする

 

睡眠不足は、

  1. 仕事に良い影響を与えません
  2. 特に、お休みの前日は、夜更かししてしまいやすいです
  3. 時差が起きて、休み明けの朝は、寝不足になったりします
  4. 休み明けから、体が休めていない状態で、体がだるく、やる気がおきなくなってしまいます

 

 

肩こり、体のだるさは、そのままにしないことです。

  • ボディケアやマッサージに行く
  • ストレッチをする
  • 軽い運動をする

 

休日に、いかにリフレッシュして、パワーをチャージして、」思考を整理しておくかで、職場での作業効率が上がります。

 

遊ぶことで、エネルギー注入すると、仕事へのパフォーマンスも上がり、仕事への意欲もわいてきます。

別の記事で、「女性が一人の時間を楽しむ休日の有意義な過ごし方5選【仕事のストレスから自分を守ろう】」について、のせています。

 

 

 

食事に気をつかうことは大切ですが、自炊すると、

  1. メニューを考える
  2. スーパーで材料を買う
  3. 料理をする
  4. 鍋や食器の洗い物をしなければいけない

 

このように、思考をフル回転させ、考え、片付けるという労力まで発生してしまいます。

 

これを、毎日やっていたら、

  • かなり、仕事も効率よく進めることはできなくなります
  • なぜならば、仕事の効率化を図るには、自分が疲れていない状態で、元気さが必要だからです

 

なるべく、食事の準備からあと片づけまでの、労力と時間がかからないように

  • 献立は、一週間分まとめて考える
  • 食事は、1品か2品くらいにする
  • 食器はワンプレートにして、食器を洗う時間を省く
  • 休みの日に、まとめて作り置きしておく

このように、自分が負担がかからないように考えてみましょう。

 

これ以外にも、生きていく上で、やらないといけない事は、たくさんありますよね。

洗濯や洗濯物を取り込む作業なども、大変です。

 

 

このように、私達は、毎日の生活で、知らないうちに、

  • 仕事以外にも、頭を使って、選択を繰り返しています。
  • これだけ、思考を使い、体を使い、動いているのですから、仕事のやる気が奪われ、体のだるさがとれないという状況になって、当たり前なのです。

 

心を整えることを習慣にすると、仕事の効率を上がることができます。

心を整える方法について、別の記事にのせていますので、ぜひ、合わせて読んでみられてください。

 

自分がしなくてもいいことや不要なことは、どんどん捨ててしまいましょう。

そして、自分がベストの体調を保てるように自分の体を大切にしてくださいね。

 

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仕事の効率化とは会社チーム全体の効率化が大切

男性2人と女性1人が仕事の打ち合わせしている画像

無駄を以下に減らし、やるべきことだけに集中することが、仕事の効率化につながります。

 

会社無駄をなくすことは、

  • 時間の節約にもなります
  • ただ、自分一人ではなく、チーム全体の効率化が大切であると思っています

 

なので、日頃から、

  • 自分だけでなく、チームがうまく回るには、どうしたらいいかと想像力をもつこと
  • 自分から、気づいたことは、相手に伝える
  • 気になることは、早めに相談する

 

このように、個人一人一人が、自分から発信していくことが、とても大切になってきます。

 

 

仕事を効率化させるためには、

  1. 今に集中すること
  2. 今に集中するためには、無駄なことを減らしていくこと
  3. 職場の無駄と私生活の無駄を減らすこと
  4. 自分だけでなく、職場の周りの人達の無駄も減ることで、さらに、仕事は効率化していきます

 

悩みちゃん
私がどんなに真面目に仕事をしていても、相手が期日を守ってくれないから、事務作業が進まない。

 

そうなんですよね。

なので、自分だけでなく、相手にさりげなく催促したり、途中気にかけて、こちらから焦らせる姿勢をとることも大切ですね。

 

 

自分だけが、どんなに、無駄を省いて効率的に仕事をしても、

  • それだけでは、限界があります
  • 会社という組織は、チームで動いています
  • なので、自分だけが、キッチリと仕事ができても、あなたと関わっている人たちが期日を守ってくれなければ、自分にも影響が出てきます

 

職場は、チーム全体で、

  • お互いに確認し合う
  • 相手のことを気にかける

このように助け合いながら、効率化させる必要があるということです。

 

悩みちゃん
相手に催促するのって言いづらいです。

どうしたらいいかな?

 

ダイレクトな言葉で「早くしてよ。」と焦らせると、相手も嫌な気持ちになってしまいます。

そんな時は、クッション言葉などを使って、やわらかい表情で伝えることで、相手も不快感なく、動いてくれることがありますよ。

 

 

相手を不快にしないためには、コミュニケーション力を上げることで、仕事もスムーズに運びやすくなります。

以下の記事を参考にして、コミュニケーション力アップしてくださいね。

>>職場のコミュニケーションが苦手な人に試してほしい5つの克服法

 

人のことを気にかけることは、気配りでもあります。

気配りや気遣いができる女性は、人から、一目置かれる存在になることができます。

 

あなたが、一目置かれると、

  • 相手に、仕事を催促したり、何かを要求したりする時も、相手は、あなたの要求を聞き入れてくれやすくなります

 

一目置かれる女性について、以下の記事で、のせていますので、詳しくは、そちらをご覧ください。

>>職場で尊敬され一目置かれる女性とは?舐められずに大事にされる方法!

 

人から愛され、大切にされる女性になると、仕事も認めてもらいやすくなり、仕事がやりやすくなります。

自分を大切にすることで、相手からも大切に扱われるようになりますよ。

 

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事務処理早くするには?仕事を効率化するためのコツと無駄をなくし仕事を進める方法6選:まとめ

パソコンとノートと時計と文房具が綺麗に並んでいる画像

今回は、「事務処理早くするには?仕事を効率化するためのコツと無駄をなくし仕事を進める方法6選」についてお伝えしました。

 

何か一つでもあなたの作業に取り入れていただけるものがありましたら、嬉しいです。

 

一度、自分が、どんなことに時間を使っているかじっくり振り返ってみると、意外とする必要がないことはたくさん見つかります。

 

また、私生活でやり残していることなど、次の日に引き伸ばしてしまうと、

  • 仕事している時も、そのことに意識がもっていかれてしまいます

 

なんだか疲れやすいという方は、

  • 職場だけでなく、私生活の悩みややるべきことを抱え込んでいることもあります
  • そうなると、仕事もやる気が起きない状態になり、効率的に仕事も進まなくなってしまいます
  • 全ては、つながっています

 

 

仕事だけでなく、私生活も無駄を省くように工夫してみてくださいね。

 

仕事は、スキルも大切ですが、その前に、仕事の取り組み方の基本を知っておくことも大切です。

 

以下の記事で、働く上で、心得ておきたい仕事の基本についても、詳しくお伝えしています。

 

ぜひ、合わせて読まれてみてくださいね。

関連記事>>社会人が心得ておきたい仕事の基本とは?信頼関係を築くために働く上で大切にしたいこと!

 

会社では、仕事の効率化だけでなく、人に気をつかうことも多いものです。

人間関係が、スムーズにいくだけで、余計なストレスに時間を割かなくてよくなります。

 

人間関係の苦しみが、あなたから少しでも減ることを願っています。

 

そして、あなたが、事務作業の仕事を効率化して、より仕事をスムーズに進めることができ、充実した人生が送れますように。

 

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